Polityka prywatności

Definicje

Administrator – oznacza spółkę pod firmą EPP Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Konstruktorska 12a.
Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.
Polityka – niniejsza Polityka prywatności.
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Serwis – serwis internetowy prowadzony pod adresem: https://oxygenoffice.com.pl/
Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z jednej albo kilku usług czy funkcjonalności opisanych w Polityce.

Przetwarzanie danych w związku z korzystaniem z serwisu

W związku z korzystaniem przez Użytkownika z Serwisu Administrator zbiera dane w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych oferowanych usług, a także informacje o aktywności Użytkownika w Serwisie. Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania Danych osobowych gromadzonych podczas korzystania z Serwisu przez Użytkownika.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych w serwisie

Korzystanie z serwisu
1. Dane osobowe wszystkich osób korzystających z Serwisu (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies czy innych podobnych technologii), przetwarzane są przez Administratora:
  1. w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniana Użytkownikom treści gromadzonych w Serwisie– wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  2. w celach analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;
  3. w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
2. Aktywność Użytkownika w Serwisie, w tym jego Dane osobowe, są rejestrowane w logach systemowych (specjalnym programie komputerowym służącym do przechowywania chronologicznego zapisu zawierającego informację o zdarzeniach i działaniach, które dotyczą systemu informatycznego służącego do świadczenia usług przez Administratora). Zebrane w logach informacje przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych ze świadczeniem usług. Administrator przetwarza je również w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych i statystycznych – w tym zakresie podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Formularze kontaktowe
1. Administrator zapewnia możliwość skontaktowania się z nim przy wykorzystaniu elektronicznych formularzy kontaktowych. Skorzystanie z formularza wymaga podania Danych osobowych niezbędnych do nawiązania kontaktu z Użytkownikiem i udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Użytkownik może podać także inne dane w celu ułatwienia kontaktu lub obsługi zapytania. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu przyjęcia i obsługi zapytania, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości obsługi. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.
2. Dane osobowe są przetwarzane:
  1. w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania przesłanego przez udostępniony formularz – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy o świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w zakresie danych podanych fakultatywnie podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  2. w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu statystyk zapytań zgłaszanych przez użytkowników za pośrednictwem Serwisu w celu doskonalenia jego funkcjonalności.

Pliki cookies oraz podobna technologia

Informacje ogólne
Pliki cookie to małe pliki tekstowe, które są umieszczane na komputerze przez odwiedzane witryny. Są one powszechnie stosowane w celu usprawnienia działania stron internetowych lub zwiększenia ich wydajności, a także w celu dostarczenia informacji właścicielom witryny. Poniższa tabela wyjaśnia pliki cookie, których używamy i dlaczego. Wykorzystujemy następujące kategorie plików cookies: sesyjne oraz stałe.
1. pliki sesyjne – pozostają na urządzeniu Użytkownika, aż do opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej);
2. pliki stałe pozostają na urządzeniu przez czas określony w parametrach pliku albo do momentu ich ręcznego usunięcia przez Użytkownika.
W jakim celu administrator używa plików cookie?
Biorąc pod uwagę cel wykorzystania plików, Administrator wykorzystuje dwie kategorie plików cookies: „niezbędne” oraz „dodatkowe” w następujących celach:
1. Pliki cookies „niezbędne” – w celu i w zakresie niezbędnym do prawidłowego wyświetlenia strony www. Chodzi o zapewnienie podstawowych funkcji takich jak bezpieczeństwo, zarządzanie siecią i dostępność. Możesz je wyłączyć, zmieniając ustawienia przeglądarki, ale może to mieć wpływ na funkcjonowanie witryny. W tym celu w Serwisie mogą być wykorzystywane sesyjne pliki cookies.
2. Pliki cookies „dodatkowe” w tym:
  1. funkcjonalne – w celu badania preferencji osób korzystających z Serwisu z przeznaczeniem wyników tych badań na potrzeby polepszenia jakości wyświetlania strony;
  2. marketingowe – w celu wzbogacenia informacji o Użytkowniku, dostarczenia spersonalizowanej promocji lub/oraz podjęcia automatycznej decyzji
  3. analityczne – w celach marketingowych aby wyświetlić na stronach portali spersonalizowaną reklamę a także remarketing w Google Ads, śledzenie ruchu użytkowników na stronie
    W tym celu w Serwisie mogą być wykorzystywane stałe i sesyjne pliki cookies.
    
    Wykorzystanie tej kategorii plików cookies opiera się na zgodzie użytkownika. Wskazane dane nie są łączone z takimi informacjami jak imię i nazwisko, adres e-mail i innymi danymi umożliwiającymi łatwą identyfikację osoby odwiedzającej stronę internetową.
Cookiesy analityczne (stron trzecich)
Administrator oraz dostawcy poszczególnych funkcjonalności stosują różne rozwiązania i narzędzia wykorzystywane dla celów analitycznych i marketingowych. Poniżej znajdują się podstawowe informacje na temat tych narzędzi. Szczegółowe informacje w tym zakresie można natomiast znaleźć w polityce prywatności danego dostawcy.
1. Google analytics (dostawca Google inc.) te pliki cookie służą do zbierania informacji o tym, w jaki sposób odwiedzający korzystają z Serwisu. Administrator używa tych informacji do tworzenia raportów i ulepszania strony internetowej.. Te pliki cookie umożliwiają nam zliczanie wizyt i źródeł ruchu, dzięki czemu możemy mierzyć i poprawiać wydajność naszej witryny. Pomagają one ustalić, które strony są najbardziej i najmniej popularne i zobaczyć, jak odwiedzający poruszają się po stronie. Wszystkie informacje zbierane przez te pliki cookie są agregowane i tym samym anonimowe. Jeśli Użytkownik nie zezwoli na stosowanie tych plików cookie, nie będziemy wiedzieć, kiedy odwiedził naszą stronę internetową. Omówienie Google dotyczące prywatności i ochrony danych znajduje się na stronie https://support.google.com/analytics/answer/6004245. W ramach świadczonej usługi może dochodzić do transferu danych poza terytorium EOG i Szwajcarię, głównie do Stanów Zjednoczonych.
2. Google tag manager (dostawca: Google Inc.) Google Tag Manager to system zarządzania tagami, który umożliwia implementację różnych kodów śledzących i narzędzi analitycznych bez konieczności ingerencji w kod źródłowy strony. Sam Google Tag Manager nie zbiera danych osobowych, ale może uruchamiać inne narzędzia (np. Google Analytics, Meta Pixel), które zbierają dane użytkowników. Więcej informacji o przetwarzaniu danych przez Google znajduje się pod adresem: Google Privacy Policy.
Cookiesy marketingowe
1. Informacje o sposobie korzystania przez Użytkownika z Serwisu stron internetowych, które pozwalają dostosowywać wyświetlane odpowiednich reklam na naszych stronach lub stronach firm trzecich, dostosowanych do preferencji i zwyczajów Użytkowników.
  Na podstawie tych informacji można tworzyć np. ogólne profile Użytkowników, oznacza to, że Użytkownik Serwisu podlega profilowaniu, jednak ten rodzaj profilowania nie ma wpływu na jego prawa.
2. Decyzje w zakresie wyświetlenia promocji na stronach mogą być podejmowane automatycznie na podstawie zebranych informacji o aktywności Użytkownika. Przetwarzanie danych osobowych dotyczących Użytkownika w celu przygotowania i dostarczenia dopasowanych promocji, może w niektórych przypadkach polegać na zastosowaniu systemów informatycznych, pozwalających na automatyczne dopasowanej promocji, które następnie są wyświetlane w Serwisie na stronie internetowej bez ingerencji człowieka. Administrator informuje, że zgodnie z obowiązującym prawem w przypadkach, w których decyzja podjęta w oparciu o takie przetwarzanie danych osobowych dotyczących Użytkownika wywołuje dla Użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływa, Użytkownik ma prawo do uzyskania interwencji ludzkiej ze strony Administratora, wyrażenia własnego stanowiska i zakwestionowania decyzji. W tym celu Użytkownik może skontaktować się z Administratorem lub korzystając z funkcjonalności udostępnionych w Serwisie.
  Automatyczna decyzja w tym profilowanie będzie miało miejsce w przypadku wyrażenia jednoznacznej zgody w konfiguratorze cookie.
Wtyczki społecznościowe
1. W Serwisie wykorzystywane są wtyczki portali społecznościowych (takich jak Facebook, Google+, LinkedIn, Twitter). Wtyczki pozwalają Użytkownikowi na udostępnienie treści publikowanych w Serwisie w wybranym portalu społecznościowym. Stosowanie w Serwisie wtyczek powoduje, że dany serwis społecznościowy otrzymuje informacje o korzystaniu z Serwisu przez Użytkownika i może przypisać je do profilu Użytkownika tworzonego w danym portalu społecznościowym. Administrator nie posiada wiedzy na temat celu i zakresu zbierania danych przez portale społecznościowe. Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć pod poniższymi linkami:
  1. Facebook: https://www.facebook.com/policy.php
  2. Google https://privacy.google.com/take-control.html?categories_activeEl=sign-in
  3. LinkedIn https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?_l=pl_PL
  4. Twitter https://twitter.com/en/privacy
2. Jakie pliki wykorzystujemy:
  1. _ga (Google Analytics) – śledzenie ruchu użytkowników na stronie oraz remarketing w Google Ads, kategoria: analityczne, czas trwania: 2 lata
  2. _gid (Google Analytics) – identyfikacja użytkownika na różnych stronach w ciągu jednej sesji, kategoria: analityczne, czas trwania: 24 godziny
  3. _GTM-XXXXXX (Google Tag Manager) – zarządzanie tagami analitycznymi, kategoria: funkcjonalne, czas trwania: do usunięcia przez użytkownika
  4. cookie_consent (One Trust) – zapisują, czy użytkownik zaakceptował politykę cookies, kategoria: niezbędne, czas trwania: 6-12 miesięcy
  5. consent_mode (One Trust) – zapisują, czy Użytkownik zaakceptował politykę cookies, kategoria: niezbędne, czas trwania: do 2 lat
Kontrolowanie i usuwanie plików cookie
1. Większość przeglądarek oferuje możliwość akceptowania lub odrzucania wszystkich plików cookie. Użytkownik może również z łatwością zmienić ustawienia dotyczące plików tego typu w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie wszystkich ciasteczek ze strony Serwisu może spowodować trudności w działaniu lub zupełnie uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcjonalności.
2. Zarządzanie i usuwanie plików cookie różni się w zależności od używanej przeglądarki. Dokładne informacje na ten temat można uzyskać, korzystając z funkcji Pomoc w przeglądarce lub odwiedzając stronę internetową https://www.allaboutcookies.org, na której krok po kroku wyjaśniono, jak kontrolować i usuwać pliki cookie w większości przeglądarek.
3. Informacje dotyczące poszczególnych przeglądarek znajdują się na stronach:
4. Zrezygnować z mechanizmu Google Analytics na wszystkich witrynach można odwiedzając stronę: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.
Dane eksploatacyjne
1. Nawet w przypadku braku instalacji plików cookies, administrator serwisu może uzyskiwać dostęp do następujących danych charakteryzujących sposób korzystania ze strony www (dalej: inne dane eksploatacyjne):
  1. numer ID przydzielony urządzeniu osoby odwiedzającej stronę,
  2. oznaczenia identyfikujące zakończenie sieci telekomunikacyjnej,
  3. system teleinformatyczny (rodzaj urządzenia, operacyjny, przeglądarka internatowa), z którego korzysta Internauta,
  4. informacje o rozpoczęciu, zakończeniu oraz zakresie każdorazowego korzystania z witryny.
2. Dla zapewnienia jak najwyższej jakości serwisu, Administrator okazjonalnie analizuje pliki z logami w celu określenia: które strony odwiedzane są najczęściej, jakie przeglądarki stron WWW są stosowane, czy struktura strony nie zawiera błędów itp. Dane eksploatacyjne nie są łączone z takimi informacjami jak imię i nazwisko, adres e-mail i innymi danymi umożliwiającymi łatwą identyfikację osoby odwiedzającej stronę internetową
Dostęp do informacji zapisanych na urządzeniu w innym przypadku niż pliki cookies
1. W oparciu o zgodę (wyrażoną na urządzeniu) i wyłącznie w celu realizacji usługi drogą elektroniczną poprzez aplikację Administrator uzyskuje dostęp do następujących funkcjonalności urządzenia końcowego (np. telefonu komórkowego).
Ochrona danych osobowych
1. Informacje pozyskiwane poprzez mechanizm cookies oraz dane eksploatacyjne mogą stanowić dane osobowe w rozumieniu RODO w pewnych wyjątkowych sytuacjach. Jeżeli wskazane powyżej informacje zostaną zakwalifikowane jako dane osobowe to administratorem danych osobowych jest Administrator. Nawet w przypadku wątpliwości czy określona kategoria informacji jest daną osobową Administrator wprowadza mechanizmy chroniące tę informację jak daną osobową.
2. Przetwarzanie powyższych kategorii danych w zakresie w jakim jest to niezbędne do prawidłowego wyświetlenia strony (cookie „niezbędne”) opiera się na tzw. uzasadnionym interesie administratora serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. W tym celu może dochodzić do:
  1. okazjonalnego analizowania plików z logami w celu określenia: z jakich przeglądarek korzystają osoby odwiedzające stronę; które zakładki, strony lub podstrony są najczęściej lub najrzadziej odwiedzane lub przeglądane; czy struktura strony nie zawiera błędów;
  2. zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi do strony internetowej i rozprowadzaniu złośliwych kodów, przerywanie ataków typu „odmowa usługi”, a także przeciwdziałanie uszkodzeniu systemów komputerowych i systemów łączności elektronicznej.
  W powyższych przypadkach przysługuje prawo do zgłoszenia sprzeciwu.
3. Natomiast, w wypadku wyrażenia zgody na instalacje plików cookies „dodatkowych” (analitycznych np. dostarczanych przez Google Analytics / marketingowych) to informacje zebrane w ten sposób będą wykorzystywane do celu badania preferencji osób korzystających z Serwisu z przeznaczeniem wyników tych badań na potrzeby polepszenia jakości wyświetlanej strony. W tym przypadku podstawą przetwarzania danych jest art. 399 ust. 1 oraz ust. 2 Prawa komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024, poz. 1221)w zw. z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Jak wskazuje art. 400 Prawa komunikacji elektronicznej , do uzyskania zgody abonenta lub użytkownika końcowego stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych. W każdej chwili można wycofać i usunąć pliki cookies z urządzenia. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Okres przetwarzania danych osobowych

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Co do zasady dane przetwarzane są przez czas świadczenia usługi, do czasu wycofania wyrażonej zgody lub zgłoszenia sprzeciwu względem przetwarzania danych w przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora.
Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

Uprawnienia użytkownika

Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną Danych osobowych.
W zakresie, w jakim dane Użytkownika przetwarzane są na podstawie zgody, można tę zgodę wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Administratorem lub korzystając z funkcjonalności udostępnionych w Serwisie.
Użytkownik ma prawo zgłoszenia sprzeciwu względem przetwarzania danych dla celów marketingowych, jeśli przetwarzanie odbywa się w związku z prawnie uzasadnionym interesem Administratora, a także – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją Użytkownika – w innych przypadkach, gdy postawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (np. w związku z realizacją celów analitycznych i statystycznych).
Więcej informacji o uprawnieniach wynikających z RODO znajduje się w Polityce transparentności.

Odbiorcy danych

W związku z realizacją usług Dane osobowe będą ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom usług informatycznych, w szczególności usług hostingu, dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych, dostawcom usług analitycznych, agencjom marketingowym (w zakresie usług marketingowych) oraz podmiotom powiązanym z Administratorem, w tym spółkom z jego grupy kapitałowej.
W przypadku uzyskania zgody Użytkownika jego dane mogą zostać także udostępnione innym podmiotom do ich własnych celów, w tym celów marketingowych.
Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Użytkownika właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

Przekazywanie danych poza EOG

Poziom ochrony Danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje Dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
1. współpracę z podmiotami przetwarzającymi Dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych osobowych;
2. stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
3. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy.

Bezpieczeństwo Danych osobowych

Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że Dane osobowe przetwarzane są przez niego w sposób bezpieczny – zapewniający przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator dba o to, by wszystkie operacje na Danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników.
Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratora.

Dane kontaktowe

Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail rodo@epp-poland.com lub adres korespondencyjny: ul. Świętokrzyska 20, 25-406 Kielce.
Administrator wyznaczył Koordynatora Ochrony Danych Osobowych, z którym można skontaktować się poprzez e-mail rodo@epp-poland.com w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania Danych osobowych.

Zmiany Polityki prywatności

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.